Presentazione e gestione delle segnalazioni ai sensi del d. lgs. n. 24 del 2023
1. Scopo
La presente procedura ha lo scopo di fornire indicazioni per la presentazione e la corretta gestione da parte di Marraffa S.r.l. Unipersonale (d’ora innanzi anche: “Marraffa” o “la Società”) delle segnalazioni di condotte illecite derivanti dalla violazione della normativa dell’Unione Europea e della normativa nazionale di attuazione indicate nell’allegato al D. Lgs. n. 24 del 2023 ovvero da atti e comportamenti che vanificano l’oggetto e le finalità delle predette disposizioni.
2. Campo di applicazione
a) Ambito soggettivo
La presente procedura si applica alle segnalazioni effettuate dalla persona fisica che segnala condotte illecite derivanti dalla violazione della normativa dell’Unione Europea e della normativa nazionale di attuazione indicate nell’allegato al D. Lgs. n. 24 del 2023 ovvero da atti e comportamenti che vanificano l’oggetto e le finalità delle predette disposizioni, di cui è venuta a conoscenza nel contesto lavorativo (ovvero nell’espletamento delle attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, vengano acquisite informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile).
Ai fini della presente procedura rilevano pertanto le segnalazioni effettuate:
dai dipendenti di Marraffa;
dai lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso Marraffa;
dai collaboratori che forniscono beni e servizi o che svolgono la propria attività lavorativa presso Marraffa;
dai liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività in favore di Marraffa;
dai volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso Marraffa;
dagli azionisti e dalle persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso.
La segnalazione può essere effettuata:
quando il rapporto giuridico è in corso;
durante il periodo di prova;
quando il rapporto giuridico non e? ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
b) Ambito oggettivo
La presente procedura si applica alle segnalazioni di comportamenti, atti od omissioni che consistono in:
illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nell'allegato al D. Lgs. n. 24 del 2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al D. Lgs. n. 24 del 2023, relativi ai seguenti settori individuati come rilevanti in relazione alle attività svolte dalla Società: appalti pubblici; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori sopra indicati.
Rilevano anche le segnalazioni aventi ad oggetto:
le informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate;
le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti;
i fondati sospetti.
La presente procedura non si applica:
alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (ad es. segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra segnalante e un altro lavoratore);
alla segnalazione di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al D. Lgs. n. 24 del 2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al D. Lgs. n. 24 del 2023, in quanto già garantiscono apposite procedure di segnalazione (ovvero discipline speciali che regolano il whistleblowing in specifici settori);
alla segnalazione di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea;
alla segnalazione di notizie palesemente prive di fondamento, di informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché di informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio);
alla segnalazione di irregolarità nella gestione o organizzazione dell’attività degli uffici.
Elementi necessari della segnalazione
È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e a gestire le segnalazioni.
È necessario in particolare che risultino chiare:
le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
la descrizione del fatto;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché indicare altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
Segnalazioni anonime
Le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime.
Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, vengono trattate alla stregua di segnalazioni ordinarie.
In ogni caso, il segnalante o denunciante anonimo, successivamente identificato, che comunichi ad ANAC di aver subito ritorsioni può beneficiare della tutela che il D. Lgs. n. 24 del 2023 garantisce a fronte di misure ritorsive.
La Società che riceva la segnalazione attraverso i propri canali interni è tenuta a registrare la segnalazione anonima ed a conservare la relativa documentazione non oltre cinque anni decorrenti dalla data di ricezione della segnalazione, rendendo così possibile rintracciarla nel caso in cui il segnalante o il denunciante comunichi ad ANAC di aver subito ritorsioni a causa di quella segnalazione o denuncia anonima.
Canali utilizzabili per la segnalazione
La segnalazione può essere effettuata:
in forma scritta attraverso il canale interno gestito dalla Società ovvero in forma orale attraverso la linea telefonica o il sistema di messaggistica vocale predisposti dalla Società ovvero mediante incontro diretto fissato entro un termine ragionevole su richiesta del segnalante;
attraverso il canale esterno gestito da ANAC, laddove sussistano i presupposti indicati dall’art. 6 del D. Lgs. n. 24 del 2023;
attraverso le divulgazioni pubbliche, laddove sussistano i presupposti indicati dall’art. 15 del D. Lgs. n. 24 del 2023;
attraverso la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.
c) Le misure di protezione
1) Tutela della riservatezza: è vietato rivelare l’identità del segnalante, senza il consenso espresso dello stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere e a dar seguito alle segnalazioni, durante tutte le fasi del procedimento di segnalazione, ivi compreso l’eventuale trasferimento delle segnalazioni ad altre autorità.
L’identità del segnalante è tutelata anche nel procedimento penale, contabile e disciplinare fino al termine indicato nel D. Lgs. n. 24 del 2023. È tutelata anche l’identità del facilitatore (persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata), del segnalato (c.d. persona coinvolta, ovvero la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente) e della/e persona/e menzionata/e nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.
2) Divieto di ritorsione: è vietata ogni forma di ritorsione nei confronti degli enti e delle persone fisiche indicate dall’art. 3 del D. Lgs. n. 24 del 2023, anche solo tentata o minacciata. Per ritorsione si intende «qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto».
La gestione delle comunicazioni di ritorsioni compete all’ANAC.
Al fine di acquisire elementi istruttori indispensabili all'accertamento delle ritorsioni, l'ANAC può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell'Ispettorato nazionale del lavoro, ferma restando l'esclusiva competenza dell'ANAC in ordine alla valutazione degli elementi acquisiti e all'eventuale applicazione delle sanzioni amministrative di cui all'art. 21 del D. lgs. n. 24 del 2023.
La dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi spetta all’Autorità giudiziaria.
3) Le limitazioni delle responsabilità: non è punibile l’ente o la persona fisica indicata dall’art. 3 del D. Lgs. n. 24 del 2023 che rilevi o diffonda informazioni sulle violazioni
coperte dall’obbligo di segreto;
relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali;
che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata.
Quando ricorrono le ipotesi di cui sopra, è esclusa altresì ogni responsabilità anche di natura civile o amministrativa.
Salvo che il fatto costituisca reato, l’ente o la persona fisica indicata dall’art. 3 del D. Lgs. n. 24 del 2023 non incorre in alcuna responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l'acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l'accesso alle stesse.
In ogni caso, la responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.
4) Le misure di sostegno: consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.
L’ANAC gestisce l’elenco degli Enti del Terzo settore che forniscono al segnalante misure di sostegno.
5) Non sono valide le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previsti dal D.lgs. n. 24 del 2023, salvo che siano effettuate nelle sedi protette di cui all’art. 2113, comma 4, del codice civile.
Perdita delle tutele: le tutele non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.
Beneficiari delle misure di protezione
persona segnalante;
facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve rimanere riservata);
persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.
Trattamento dei dati personali
Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, previsto dal D. Lgs. n. 24 del 2023 e dalla presente procedura deve essere effettuato a norma del regolamento (UE) 2016/679, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51.
La comunicazione di dati personali da parte delle istituzioni, degli organi o degli organismi dell'Unione europea è effettuata in conformità del regolamento (UE) 2018/1725.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196; in particolare la persona coinvolta e la persona menzionata nella segnalazione, con riferimento ai propri dati personali trattati nell’ambito della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia, non possono esercitare il diritto di accesso ai dati personali, il diritto a rettificarli, il diritto di ottenerne la cancellazione o cosiddetto diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali e quello di opposizione al trattamento, in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante. In tali casi, al soggetto segnalato o alla persona menzionata nella segnalazione è preclusa anche la possibilità, laddove ritengano che il trattamento che li riguarda violi i suddetti diritti, di rivolgersi al titolare del trattamento e, in assenza di risposta da parte di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante della protezione dei dati personali.
I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati da Marraffa, in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei princìpi di cui agli articoli 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679 o agli articoli 3 e 16 del decreto legislativo n. 51 del 2018, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte ai sensi degli articoli 13 e 14 del medesimo regolamento (UE) 2016/679 o dell'articolo 11 del citato decreto legislativo n. 51 del 2018, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
3. Responsabilità
In relazione allo scopo e al campo di applicazione della presente procedura si individuano le seguenti responsabilità:
segnalante (o whistleblower): soggetto definito al punto 2 a) che, ai fini delle segnalazioni, si attiene alla presente procedura ed a quanto indicato nella informativa di riferimento;
gestore della segnalazione: è il soggetto preposto alla gestione del canale di segnalazione interna, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa di riferimento (D. Lgs. n. 24 del 2023, in particolare artt. 4 – 5) e dalla presente procedura.
4. Modalità operative
Canale di segnalazione interno
Il canale interno è prioritario rispetto a quello esterno.
In tale ambito le segnalazioni possono essere effettuate:
in forma scritta, mediante piattaforma informatica;
in forma orale attraverso la linea telefonica o il sistema di messaggistica vocale predisposti dalla Società;
in forma orale, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto.
Il canale di segnalazione interno sarà diretto dal gestore delle segnalazioni opportunamente individuato dall’azienda.
Segnalazioni scritte
Le segnalazioni in forma scritta sono presentate tramite la pagina accessibile dal sito istituzionale di Marraffa all’indirizzo https://www.marraffa.it/it/whistleblowing
La piattaforma utilizza strumenti di crittografia che consentono l’identificazione di ogni segnalazione ricevuta mediante l’attribuzione di un codice univoco. Il segnalante deve conservare tale codice e utilizzarlo, nei giorni successivi alla segnalazione, per accedere alla piattaforma e verificare se vi sia stato un riscontro da parte dell’Incaricato o siano stati richiesti ulteriori elementi ad integrazione della segnalazione. In caso di smarrimento del codice, il segnalante non può effettuare l’accesso alla segnalazione e il codice non può essere replicato.
La piattaforma consente la compilazione, l’invio e la ricezione delle segnalazioni di violazioni sopra descritte, nonché al gestore delle segnalazioni di comunicare in forma riservata con il segnalante.
Una volta effettuato l’accesso alla piattaforma informatica, il segnalante inserisce le informazioni preliminari e successivamente la descrizione del fatto. Tutti i dati, compresi i dati identificativi del segnalante, sono trattati con la necessaria riservatezza dal gestore delle segnalazioni esclusivamente nell'esercizio delle proprie funzioni di legge.
L’inserimento dei dati personali, quali nome, cognome, numero di telefono, e-mail e posizione lavorativa, non è obbligatorio e può avvenire anche in fase successiva, riprendendo la segnalazione attraverso il codice assegnato al termine della registrazione. Viene rivolta al segnalante la domanda se vuole fornire dati identificativi. Solo se risponde sì, i campi nome e cognome diventano obbligatori.
Non sarà possibile applicare le misure di protezione prima descritte nel caso sia impossibile individuare chi debba esserne destinatario.
Segnalazioni orali
a) Le segnalazioni orali sono effettuate attraverso la linea telefonica o il sistema di messaggistica vocale predisposti dalla Società.
In questi casi, la segnalazione, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del gestore delle segnalazioni mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante trascrizione integrale ovvero per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione. In caso di trascrizione o di resoconto dettagliato, la persona segnalante può verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
b) Le segnalazioni orali sono altresì effettuate, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto con il gestore delle segnalazioni fissato entro un termine ragionevole.
In tal caso saranno concordati i tempi, i luoghi e le modalità. Il colloquio potrà avere durata massima di 1 ora e la dinamica di interazione sarà sotto forma di domande del gestore delle segnalazioni e risposte del segnalante. Al termine dell’incontro sarà sottoscritto il verbale della segnalazione, che viene custodito dal gestore delle segnalazioni con modalità riservata e con l’applicazione di idonee misure di sicurezza.
Tramite la segnalazione orale, la tutela della identità personale del segnalante può risultare in concreto più debole a causa della sua stessa natura, che impone la presenza fisica del segnalante presso i locali della Società. La segnalazione scritta mediante piattaforma è suggerita in via prioritaria.
Prerogative nella gestione delle segnalazioni interne
Il gestore delle segnalazioni gestisce il canale di segnalazione, garantendo la riservatezza dell’identità della persona segnalante, del facilitatore (colui che assiste il segnalante nel processo di segnalazione operante all’interno del medesimo contesto lavorativo, se individuato), della persona coinvolta (persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata), nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.
Il gestore delle segnalazioni svolge le attività istruttorie interne di verifica e di analisi delle segnalazioni ricevute - effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati - tese ad accertare la sussistenza o meno del fumus di fondatezza della segnalazione. Valutata l’ammissibilità della segnalazione, il gestore delle segnalazioni avvia l’istruttoria interna sulle violazioni segnalate.
Al gestore delle segnalazioni non spetta svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati da Marraffa, oggetto di segnalazione.
Svolgimento dell’istruttoria
Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione, il gestore delle segnalazioni avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi. In particolare il gestore delle segnalazioni, in caso di ricevimento di una segnalazione non adeguatamente circostanziata, può avviare - tramite il canale a tanto dedicato, o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto - un dialogo con il segnalante chiedendo chiarimenti, documenti e ulteriori informazioni; può inoltre acquisire atti e documenti dagli altri uffici della Società nonché avvalersi della collaborazione degli stessi, sempre garantendo il rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dalla legislazione vigente.
Il gestore delle segnalazioni, qualora necessario, può coinvolgere terze persone tramite audizioni o altre richieste ovvero richiedere il supporto specialistico di consulenti (tecnici, informatici, economisti, legali, ecc.) appositamente designati, avendo sempre cura di tutelare la riservatezza del segnalante e del segnalato.
A seguito dell’attività svolta, qualora il gestore delle segnalazioni ravvisi elementi di manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti o accerti un contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti o segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente, dà alla persona segnalata un termine di 15 giorni per l’integrazione documentale e, in caso di mancata risposta entro il termine suddetto, dispone l’archiviazione della segnalazione con adeguata motivazione.
Qualora il gestore delle segnalazioni ravvisi, invece, il fumus di fondatezza della segnalazione, si rivolgerà immediatamente all’organo direttivo, trasmettendo una relazione con le risultanze delle sue attività istruttorie, allegando la documentazione ritenuta necessaria, avendo cura, anche in questo caso, di tutelare la riservatezza del segnalante.
Dal momento della trasmissione della relazione i riceventi diventano persone autorizzate del trattamento dei dati.
Raccolta del consenso del segnalante
Senza il consenso espresso del segnalante vi e? divieto di rivelare l’identità dello stesso a persone diverse dal gestore delle segnalazioni, durante tutte le fasi del procedimento di segnalazione, ivi compreso l’eventuale trasferimento delle segnalazioni ad altre autorità.
L’acquisizione del consenso avviene attraverso apposita richiesta motivata del gestore delle segnalazioni formulata all’interno della piattaforma informatica nel campo generico di dialogo con il segnalante e, in caso di segnalazione orale, nel verbale redatto dal gestore delle segnalazioni in occasione dell’incontro.
Termini procedurali
Il gestore delle segnalazioni rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione.
Il gestore delle segnalazioni, in caso sia di segnalazione scritta che orale, fornisce riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione, nonché – in caso di richiesta di integrazioni – entro 3 mesi dal ricevimento delle integrazioni medesime.
Trattamento delle segnalazioni anonime
Sono segnalazioni anonime quelle da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante. Le stesse sono equiparate a segnalazioni ordinarie, se circostanziate, e il segnalante non potrà beneficiare delle misure di protezione disposta dal d.lgs. n. 24/2023.
Nel caso pervengano segnalazioni anonime per il tramite della piattaforma informatica, qualora le stesse contengano elementi che le rendano circostanziate e/o relative a fatti di particolare rilevanza e gravità, il gestore delle segnalazioni potrà richiedere tramite lo stesso canale al segnalante ulteriori elementi per consentire un maggiore approfondimento dando un termine di 15 giorni. In ogni caso il gestore delle segnalazioni trasmetterà apposita relazione sulla segnalazione all’organo direttivo.
Le segnalazioni anonime ricevute sono conservate non oltre cinque anni decorrenti dalla data di ricezione di tali segnalazioni, rendendo così possibile rintracciarle, nel caso in cui il segnalante, o chi abbia sporto denuncia, comunichi ad ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione o denuncia anonima. Se il segnalante disvela successivamente la propria identità, vi è obbligo di applicare le misure di protezione disposte dal D.lgs. n. 24 del 2023.
Canale di segnalazione esterno
Le segnalazioni esterne sono quelle rivolte all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) mediante i seguenti canali:
piattaforma informatica;
segnalazioni orali;
incontro diretto fissato entro un termine ragionevole, garantendo la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito, perché non è stata trattata entro un termine ragionevole oppure non e? stata intrapresa un’azione per affrontare la violazione;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Piattaforma informatica
La piattaforma informatica utilizza un protocollo di crittografia che garantisce sicurezza e confidenzialità tecnologica del processo di segnalazione, attraverso la quale i dati del segnalante vengono segregati in una sezione dedicata della piattaforma, inaccessibile anche all’ufficio istruttore di ANAC (Ufficio UWHIB). Una volta effettuato l’accesso alla piattaforma, l’utente inserisce nella Sezione “Identità” le informazioni che lo identificano in modo univoco. A tale riguardo, al fine di garantire la massima riservatezza dell’identità del segnalante, l’ANAC prevede la figura del Custode delle identità che, su esplicita e motivata richiesta del Dirigente dell’UWHIB, consente di accedere all’identità del segnalante. L’identità del segnalante non e? nota al custode, il quale, quindi, non è coinvolto nel trattamento dei dati personali presenti nella segnalazione. Per le segnalazioni trasmesse con modalità diverse da quelle sopra menzionate, l’ANAC garantisce comunque la riservatezza mediante l’acquisizione al protocollo, in apposito registro riservato.
Per le procedure di dettaglio relative alla gestione delle segnalazioni esterne si rinvia alle apposite linee guida ANAC pubblicate su https://www.anticorruzione.it/.
Divulgazione pubblica
La divulgazione pubblica e? lo strumento per rendere di pubblico dominio l’informazione sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (social network e nuovi canali di comunicazione quali facebook, twitter, youtube, instagram).
Il segnalante beneficia della protezione prevista dal D.lgs. n. 24 del 2023 se ricorre una delle seguenti condizioni:
la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non e? stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Ove il soggetto riveli volontariamente la propria identità, non viene in rilievo la tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione previste dal decreto per il whistleblower e prima riportate. Laddove pubblichi invece violazioni utilizzando ad es. uno pseudonimo che non consente l’identificazione, ANAC tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima e avrà cura di registrarla, ai fini della conservazione, per garantire al divulgatore, in caso di disvelamento successivo dell’identità dello stesso, le tutele previste se ha comunicato ritorsioni.
Per maggiori dettagli si rinvia alle apposite linee guida ANAC pubblicate su https://www.anticorruzione.it/.
Denuncia all’Autorità giurisdizionale
Il segnalante si può rivolgere alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili, per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.
Qualora la persona segnalante rivesta la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio, anche laddove lo stesso abbia effettuato una segnalazione attraverso i canali interni o esterni previsti dal D. Lgs. n. 24 del 2023, ciò non lo esonera dall’obbligo - in virtù di quanto previsto dal combinato disposto dell’art. 331 c.p.p. e degli artt. 361 e 362 c.p. - di denunciare alla competente Autorità giudiziaria o contabile i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale. Le stesse misure sulla tutela della riservatezza e del contenuto delle segnalazioni vanno rispettate dalle Autorità giurisdizionali cui è sporta denuncia.
5. Iter di approvazione e pubblicazione della procedura
La presente procedura è adottata dall’Amministratore Unico di Marraffa S.r.l. Unipersonale e pubblicata al link https://www.marraffa.it/it/whistleblowing
Viene altresì esposta nella bacheca della sede aziendale. L’informativa sul trattamento dei dati personali dei soggetti che segnalano illeciti è pubblicata all’indirizzo https://www.marraffa.it/it/whistleblowing
